laporan prakerinku

BAB I

PENDAHULUAN

    A.            Latar Belakang

            Dalam era globalisai ini banyak masalah yang timbul diberbagai kalangan. Semua masalah tersebut muncul karena perbedaan pendapat antara manusia dengan manusia yang lainnya. Dari sekian banyak masalah yang paling sering dihadapi oleh setiap masyarakat adalah sulitnya mencari lahan pekerjaan. Penyusun sebagai manusia yang memiliki visi dan misi, tujuan dan strategi, serta wawasan untuk masa depan, hendaknya tidak melupakan akan perkembangan teknologi dan informasi yang mempunyai arti penting dalam suatu pekerjaan. Karena, hal tersebut menuntut penyusun unuk mengikuti perkembangn zaman agar tidak ketinggalan dengan informasi yang ada.

            Saat ini ilmu pengetahuan dan teknologi yang berkembang sangat pesat serta dukungan dari media informasi yang sedemikian rupa, mengakibatkan perubahan pola hidup di berbagai kalangan masyarakat tanpa kelas. Dewasa ini kebutuhan untuk memperoleh ilmu pengetahuan dan informasi sangat meningkat dan semua ini dikarenakan oleh persaingan manusia dan kelompok / instansi yang sangat ketat demi kemajuan usahanya. Sehingga hal ini dapat berdampak terhadap beban setiap siswa karena mereka dituntut untuk mampu menggali informasi dari berbagai sumber, baik secara formal maupun informal.

            Setiap siswa lulusan SMK dituntut untuk mempunyai suatu keahlian dan siap kerja. Karena lulusan SMK biasanya belum diakui oleh pihak dunia usaha / industri, maka diadakanlah suatu program Pendidikan Sistem Ganda (PSG) yaitu dengan melaksanakan Prakerin agar setiap siswa lulusan SMK mempunyai suatu  pengalaman dalam dunia usaha sebelum memasuki dunia usaha tersebut secara nyata setelah lulus sekolah.

            Sesuai dengan hasil pengamatan dan penelitian Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan, pola penyelenggaraan di SMK secara tegas belum dapat menghasilkan tamatan. Hal tersebut dapat dilihat dari kondisi pembelajaran yang belum kondusif untuk menghasilkan tenaga kerja yang professional, karena keahlian professional seseorang tidak semata-mata diukur oleh penguasaan unsur pengetahuan dan teknik kerja, tetapi harus dilengkapi dengan penguasaan kiat bekerja yang baik.

            Ada dua pihak yaitu lembaga pendidikan dan lapangan kerja (Industri / Perusahaan / Instansi tertentu) yang secara bersama-sama menyelenggarakan suatu program keahlian kejuruan. Dengan demikian kedua belah pihak seharusnya terlibat dan bertanggungjawab mulai dari tahap perencanaan program, tahap penyelenggaraan, sampai penilaian dan penentuan kelulusan siswa.

            Setiap sekolah menengah kejuruan (SMK), baik teknik maupun nonteknik diwajibkan untuk memberangkatkan siswa dan siswi mereka untuk melaksanakan kegiatan Prakerin. Kegiatan Prakerin ini dilakukan di berbagai Perusahaan / Instansi milik Negara maupun Swasta guna untuk melatih keterampilan dan mental seseorang di lapangan. Kegiatn Prakerin ini sangat menguntungkan siswa dan siswi karena dapat menambah pengetahuan kususnya dalam bidang pekerjaan teknologi dan informasi, pengalaman, serta keprofesisonalan dalam melakukan suatu bidang pekerjaan. Disamping itu, kegiatan Prakerin ini sangat berpengaruh terhadap nilai kelulusan siswa-siswi di sekolah. Karena merupakan kenyataan bahwa pendidikan khususnya pendidikan sekolah kejuruan non teknik belum sepenuhnya menyiapkan tenaga terampil yang siap kerja sama secara mahir atau professional, mungkin dengan kegiatan Praktik Kerja Industri ini dapat membantu siswa dan siswi lebih terampil dalam dunia usaha.

     B.            Dasar Pelaksanaan Prakerin

Melihat kenyataan di atas, Dikmenjur menetapkan strategi operasional yang berdasarkan kepada kebijakan “Link And Match” ( kesesuaian dan kesepadanan ) Departemen Pendidikan dan Kebudayaan dalam model penyelenggaraan Pendidikan Sistem Ganda pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang tertuang dalam undang-undang Nomor 2 Tahun 1989 tentang sistem pendidikan Nasional, PP Nomor 20 Tahun 1990 tentang pendidikan menengah, PP Nomor 39 Tahun 1992 tentang peran serta masyarakan dalam pendidikan nasional, Kepmendikbud Nomor 080 / U / 1992 tentang Sekolah Menengah Kejuruan dan Kepmendikbud Nomor 080 / U / 1993 tentang kurikulum SMK.

C.        Maksud dan Tujuan

Ø  Maksud

Pendidikan sistem ganda adalah suatu bentuk penyelenggaraan pendidikan keahlian kejuruan, yang memadukan secara sistematik dan sinkron program pendidikan di sekolah dan program penguasaan keahlian yang diperoleh melalui kegiatan berkerja langsung pada bidang pekerjaan yang relevan, terarah dan mencapai kemampuan keahlian tertentu. Dalam pengertian tersirat tersebut, bahwa ada dua pihak yaitu lembaga pendidikan dan lapangan kerja (industri/perusahaan/instansi tertentu) yang secara bersama-sama menyelenggarakan suatu program keahlian kejuruan. Dengan demikian kedua belah pihak terlibat dan bertanggung jawab mulai dari tahap perencanan program, tahap penyelenggaran, sampai pada tahap penilaian  dan penentuan kelulusan peserta diklat, serta pemasaranya.

Ø  Tujuan

1. Tujuan Praktik Kerja Industri (Prakerin)

Praktik Kerja Industri (Prakerin) merupakan suatu sistem pembelajaran  yang dilakukan diluar Proses Belajar Mengajar dan dilaksanakan pada perusahaan /industri atau instansi yang relevan. Secara umum pelaksanaan program Praktik Kerja Industri  ditujukan untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan siswa dibidang teknologi, penyesuaian diri dengan situasi yang sebenarnya, mengumpulkan informasi dan menulis laporan yang berkaitan langsung dengan tujuan khusus. Setelah siswa melaksanakan program Praktik Kerja Industri secara khusus siswa diharapkan memperoleh pengalaman yang mencakup tinjauan tentang perusahaan, dan kegiatan-kegiatan praktik yang berhubungan langsung dengan teknologi, dan mempersiapkan para siswa/siswi  untuk belajar berkerja secara mandiri, berkerja dalam suatu tim dan mengembangkan potensi serta keahlian sesuai dengan minat dan bakat masing-masing.

Penyelenggaraan Praktik Kerja Industri (Prakerin) pada SMK bertujuan untuk :

a.       Menghasilkan tenaga kerja yang berkualitas, yaitu tenaga kerja yang memiliki tingkat pegetahuan, keterampilan, etos kerja yang sesuai dengan tuntutan lapangan pekerjaan.

b.      Memperkokoh link and match antara SMK dan dunia kerja.

c.       Meningkatkan efektifitasdanefisiensi proses pendidikan dan pelatihan kerja berkualitas.

d.      Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai bagian dari proses pendidikan.

e.       Memperoleh pendidikan untuk menjadi tenaga kerja yang memiliki keahlian profesional.

f.       Mengetahui perbedaan antara lingkungan Dunia Usaha/Dunia Industri dengan lingkungan sekolah.

g.      Memberikan gambaran bagi penyusun mengenai bagaimana cara berkerja yang baik dan benar, sesuai dengan pendidikan yang didapat di dunia pendidikan atau sekolah.

2. Tujuan Pembuatan Laporan

Tujuan pembuatan laporan antara lain:

a.       Sebagai  bukti melaksanakan Praktik Kerja Industri di Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (Bapermades).

b.      Sebagai laporan dari hasil Praktik Kerja Industri (Prakerin) yang telah di laksanakan secara tertulis.

c.       Sebagai pedoman untuk pembuatan karya tulis selanjutnya.

d.      Mengumpulkan data, guna kepentingan sekolah dan khususnya penulis sendiri serta untuk menunjang peningkatan pengetahuan siswa tingkat selanjutnya.

D.        Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Ø  Waktu

Adapun waktu untuk melaksanakan Pendidikan Sistem Ganda dengan cara Praktik Kerja Industri ialah mulai Hari Selasa, 1 Juli 2014 sampai dengan hari Selasa 30 September 2014.

Ø  Tempat

Adapun tempat yang digunakan untuk pelaksanaan Praktik Kerja Industri (Prakerin) ialah di griya Badan Pemberdayaan Masyarakat Desa, Jl. Hm Sarbini No. 22, Kebumen.

BAB II

TINJAUAN UMUM

A.    Profil Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa

Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (Bapermades) adalah Badan yang bertugas melaksanakan urusan pemerintah daerah di bidang pemberdayaan masyarakat dan desa berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan.

Bapermades terdiri dari 3 Bidang dan 1 Sekretariat, yaitu :

Ø  Sekretariat

Terdiri dari 3 sub bagian:

v  Sub Bagian Perencanaan (Isya Rofiqoh,S.Sos)

Melaksanaan urusan perencanaan program kegiatan evaluasi dan pelaporan.

v  Sub Bagian Keuangan (Sri Kanti Lestari,SE)

Melaksanakan urusan keuangan meliputi akuntansi, penerimaan kas, pengeluaran kas, pembukuan dan pelaporan.

v  Sub Bagian Umum dan Kepegawaian (H. Bambang Sutanto,S.Sos)

Melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan, perlengkapan dan rumah tangga serta pembinaan organisasi tata laksana dan administrasi di bidang kepegawaian.

Ø  Bidang 1 (Pemberdayaan Masyarakat)

Melaksanakan penyusunan rencana dan program di bidang pemberdayaan ekonomi masyarakat serta pembangunan sosial budaya dan peran serta masyarakat.

Di kepalai oleh Yuswadi,S.Sos. terdiri dari dua sub bidang, yaitu:

v  Sub Bidang Pemberdayaan Ekonomi Masyarakat (Niken Suprobowati,SH)

Melaksanakan penyediaan bahan rencana dan proker, pelaksanaan pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi, pemantauan,  evaluasi dan pelaporan.

v  Sub Bidang Pengembangan Sosbud dan Peran Serta Masyarakat (Bawono Andi Widodo,SSTP)

Melaksanakan koordinasi penanggulanagn kemiskinan serta motivasi tradisi sosbud dan PSM.

Kegiatan yang di tangani Bidang 1 antara lain :

¶  PNPM-MPd

¶  Pembinaan Pasar Desa

¶  Pembangunan Pasar Desa

¶  P₂MKM (Pmbangunan/Pemugaran Perumahan Masyarakat Kurang Mampu)

¶  TMMD (TNI Manunggal Membangun Desa)

¶  AMPL Pamsimas (Pengadaan Air Minum Berbasis Masyarakat)

¶  TTG (Teknologi Tepat Guna/ Pelatihan Tenaga Teknis dan Masyarakat)

¶  MP₃KI (Masterplan Percepatan dan Perluasan Pengurangan Kemiskinan Indonesia.

Ø  Bidang 2 (Peningkatan dan Pengembangan Kapasitas Desa)

Melaksanakan pengumpulan bahan-bahan sebagai pedoman dan petunjuk teknis tentang penataan, pembinaan dan pelatihan peningkatan kapasitas aparat pemerintah desa & kelurahan dalam penyelenggaraan pemerintahan desa & kelurahan dan lembaga kemasyarakatan desa & kelurahan, pengembangan desa serta melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait. Di kepalai oleh Drs. Sumarno,M.Si. Terdiri dari 2 Sub Bidang :

v  Sub Bidang Pemberdayaan Kelembagaan Masyarakat desa/Kelurahan (Estiningsih,S.Sos)

Melaksanakan pengumpulan bahan penyusuna pedoman dan petunjuk teknis penataan, pembinaan administrasi desa, kelurahan & Badan Permusyawaratan Desa, pelatihan peningkatan kapasitas pemerintahan Desa/ Kelurahan dalam penyelenggaraan pemerintahan Desa/kelurahan & Badan Permusyawaratan Desa serta penyusunan pedoman & petunjuk produk hukum pengaturan tentang desa dan pengembangan desa.

v  Sub Bidang Perangkat & Administrasi Desa/ Kelurahan (Akhmadi,S.Sos)

Kegiatan yang ditangani di bidang 2 antara lain :

¶  Profil Desa

¶  P₂MBG (Program Terpadu Pemberdayaan Masyarakat Berspektif Gender)

¶  Lomba Desa

¶  Pembinaan Administrasi Desa

¶  Pembinaan Perangkat

¶  BBGRM (Bulan Bakti Gotong Royong Masyarakat)

¶  Kuota Kecamatan

Ø  Bidang 3 (Sumber Pendapatan Desa)

Dikepalai oleh herlina Januarita,S.Pd. Terdiri dari 2 sub bidang, yaitu :

v  Sub Bidang Sumber Pendapatan Desa (Heru Siswanto,SSTP)

v  Sub Bidang Verifikasi dan Evaluasi APBDes (Agus Setiya Budi,S.Sos)

Kegiatan yang ditangani bidang 3 antara lain :

¶  ADD (Alokasi Dana Desa)

¶  TAPD

¶  APBDes (Anggaran Pendapatan Belanja Desa)

B.     Struktur Organisasi Bapermades

Kepala                  : Moh. Amirudin,SIP.MM

Sekretaris             : Widyaningsih Sunarwati,SH

     Kepala Bagian Perencanaan                                 : Isya Rofiqoh,S.Sos

     Kepala Bagian Keuangan                                                : Sri  Kanti Lestari,SE

     Kepala Bagian Umum dan Kepegawaian            : H. Bambang Sutanto,S.Sos

Kepala Bidang 1                          : Yuswadi,S.Sos

     Kepala Sub Bidang 1       : Niken Suprobowati,SH

     Kepala Sub Bidang 2       : Bawono Andi Widodo,SSTP

       Kepala Bidang 2                          : Drs. Sumarno,M.Si

     Kepala Sub Bidang 1        : Estiningsih.S.Sos

     Kepala Sub Bidang 2        : Akhmadi,S.Sos

       Kepala Bidang 3                          : Herlina Januarita,S.Pd

     Kepala Sub Bidang 1        : Heru Siswanto,SSTP

     Kepala Sub Bidang 2        : Agus Setiya Budi,SE

BAB III

PELAKSANAAN KEGIATAN PRAKERIN

A.    Bidang dan Jenis Kegiatan

Bidang dan jenis kegiatan yang penyusun geluti selama melaksanakan prakerin di Bapermades adalah Bidang Administrasi, seperti melakukan komunikasi melalui telepon, memproses surat/dokumen, mendistribusikan surat, menggunakan peralatan komputer, kearsipan, mempersiapkan pertemuan, dll.

B.     Uraian Kegiatan Prakerin

1.      Foto Copy

Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy

Ø  Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

Ø  Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah

Ø  Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

Ø  Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

Ø  Tekan tombol cetak (start)

Ø  Jika sudah selesai tekan tombol OFF

2.      Melakukan Komunikasi Melalui Telepon

Hal-hal umum yang harus diperhatikan ketika menerima telepon:

Ø  Mengangkat gagang telepon

Ø  Telepon yang berasal dari saluran langsung,tidak melalui operator,berbeda penanganannya dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung

Ø  Gunakan bahasa yang resmi,komunikatif (maksudnya jelas,dapat dipahami,singkat dan tepat)

Ø  Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelepon berada ditempat, secepatnya dihubungkan kepada yang ditujunya

Ø  Apabila telepon salah sambung,jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah sambung

Ø  Bila penelepon akan menghubungi pimpinan,maka ada hal atau cara tertentu yang harus diperhatikan

Ø  Bersikaplah sopan,ramah,hangat,dan akrab karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui nada suara.

Hal-hal yang khusus yang harus diperhatikan ketika menerima telepon,yaitu:

Ø  Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT)

Ø  Menyampaikan salam

Ø  Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan

Ø  Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)

Ø  Bila penelepon kurang jelas,jangan sampai menyebutkan kata apa, hah, heh, karena hal itu tidak sopan

Ø  Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya, mintalah agar penelepon menyebutkan identitas dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi

Ø  Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk, jangan sampai suara terdengar lesu

Ø  Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu, tanganilah dengan cara profesional

Ø  Tetap tenang, kendalikan diri, berbicara dengan sabar, bijaksana, namun tegas

Ø  Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon (jadilah pendengar yang baik)

Ø  Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas, singkat dan tepat

Ø  Menyebut nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru.

Sikap dalam pelanyanan efektif sebagai seorang penerima telepon yang perlu diperhatikan adalah 7C yaitu:

a)      Caring
    Memperhatikan, mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon

b)      Commited
    Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan permasalahan kepada orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan pribadi

c)      Confident
    Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. 

d)     Considetate
    Bersahabat, menolong, dan mengerti emosi penelepon

e)      Controlled
    Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan ( marah )

f)       Creative
    Mampu menemukancara - cara yang baik dalam menerima telepon

g)      Contagious
    Besikap gembira,antusias, sejuk, damai pada penelepon.

Ketika menerima telepon, usahakanlah menerima dengan suara yang baik atau phonogenic. Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima telepon., yaitu suara yang memberi kesan santun, bersahabat , ramah, dan penuh perhatian.

     Alat - alat yang di gunakan dalam menerima telepon, yaitu :

v  Pesawat telepon

v  Kalender meja

v  Jam dinding

v  Alat tulis

v  Lembar Pesan Telepon ( LPT )

v  Daftar nomor telepon ekstention internal

v  Buku daftar telepon masuk

Persiapan menelepon yaitu :

1.      Siapkan nomor telepon yang hendak di tuju

2.      Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint

3.      Catatlah hal - hal pokok yang akan di sampaikan kepada pihak yang di tuju

  Pelaksanaan menelepon :

·Menekan nomor telepon yang di tuju dengan tepat sesuai dengan yang di maksud

·Bila ada kesalahan menelepon segeralah minta maaf

·Berikan salam dan menyebutkan identitas diri bila telah tersambung

·Mengemukakan maksud dan tujuan dengan tepat dan jelas dan mudah di pahami

·Mencatat hal - hal yang penting

·Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam

·Meletakan gagang telepon dengan pelan

Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat menyampaikan informasi, secara singkat, padat dan jelas.

3.      Menangani Pertemuan

Persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :

A.    Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

B.  Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

C.   Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu.

 Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

Ø  Menggunakan kop surat atau kepala surat.

Ø  Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

Ø  Mencantumkan perihal undangan rapat.

Ø  Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

Ø  Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

Ø  Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

D.   Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E.        Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

§  Agenda rapat.

§  Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).       

§  Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

§  Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F.         Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut:

v  While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

v  Flip chart lengkap dengan spidolnya.

v  LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

v  Sound system lengkap dengan mikroponnya.

v  Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

v  Block note denagn bolpointnya.

v  Name tag untuk peserta.

v  Laptop atau computer.

G.            Mempersiapkan ruang rapat

Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

Ø  Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

Ø  Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

Ø  Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

¶  Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :

¶  Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi

¶  Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:

¶  Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

H.        Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

I.               Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

·         Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

·         Disajikan selama rapat berlangsung.

·         Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

·         Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

J.          Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

K.           Pengecekan persiapan terakhir

Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :

1.      Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?

2.      Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta rapat?

3.      Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan berfungsi dengan baik?

4.      Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat telah disiapkan dalam suatu map?

5.      Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?

6.      Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

4.      Kearsipan

Perlengkapan yang penting yang sangat diperlukan untuk menyimpan arsip, yaitu :

Ø  Lemari arsip

¶  Filling cabinet —à untuk menyimpan arsip secara vertikal

¶  Lateral filling cabinet

Ø  Tanda Batas (guide card = sekat petunjuk)

Jika surat dalam map disimpan dalam lemari tanpa sandaran

Ø  Map arsip (folder)

Sistem Kearsipan

Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu:

v  Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)

Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Sistem ini dapat menggunakan abjad nama orang, organisasi / kantor.

v  Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )

Dalam sistem ini semua naskah / dokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan

pokok soal/masalah

v  Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayah / daerah, seperti nama negara, propinsi, kabupaten, kecamatan dsb.

v  Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)

Sistem nomor / angka disebut juga kode klasfikasi persepuluhan. Yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan oleh unit yang bersangkutan.

v  Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

Dalam sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan, dantanggal. Petunjuk pokoknya adalah tahun, kemudian bulan dan tanggal.

Contoh : – Kode 260190 menyatakan tanggal 26, bulan Januari, tahun 1990. Atau sebaliknya. 900126 menyatakan tahun 1990, bulan Januari, tanggal 26

5.      Mencetak Dokumen

Mencetak dokumen menggunakan mesin printer dapat dilakukan dengan cara:

¶  Pilih file yang akan di print, pastikan format file sesuai yang kita ingginkan.

¶  Klik tombol print preview untuk melihat hasil cetakan, lalu klik tombol print, atau tekan tombol ctrl + P di keyboard.

¶  Pilih printer yang diinginkan di kotak name.

¶  Pilih All untuk mencetak seluruh halaman.

Pilih Curent Page untuk mencetak halaman yang sedang aktif.

Pilih Pages untuk mencetak halaman tertentu dan masukan halaman yang akan dicetak di kotak isian pages.

¶  Tentukan jumlah cetakan masing-masing halaman di kotak Number of Copies.

¶  Klik OK atau tekan Enter di Keyboard untuk memulai proses mencetak.

6.      Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

a.      Prosedur surat masuk penting sistem kartu kendali
1. Penerimaan surat
Tugas penerima surat (juru terima surat) adalah sebagai berikut.

·         Menerima surat masuk dari instansi lain dan menandatangani surat pengantarnya, serta membubuhi cap tanggal pada sampul surat.

·         Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia.

·         Menyerahkan surat tersebut ke pencatat surat.

·         Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui pos atau kurir.

2. Pencatatan surat
Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas pencatat surat (juru catat surat) adalah sebagai berikut.

·         Mencatat surat penting menggunakan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

·         Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat, serta unit pengolah pada kartu kendali.

·         Mengambil kartu kendali I sebagai pengganti buku agenda, kemudian KK I diserahkan ke penata arsip.

·         Menyatukan kartu kendali II dan III serta surat dengan penjepit kertas, dan mengarahkannya ke pengarah surat.

kartu kendali

Kolom kartu kendali:

Indeks           : Diisi indeks surat
Kode             : Diisi kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Tanggal         : Diisi tanggal terima surat
No urut          : Diisi nomor surat sesuai dengan urutan kartu kendali surat masuk
M / K             : Diisi apakah surat masuk atau surat keluar
Perihal           : Diisi hal surat
Isi ringkasan  : Diisi ringkasan surat
Lampiran       : Lampiran surat
Dari               : Alamat pengirim surat kalau merupakan surat masuk
Kepada          : Alamat yang dikirimi surat untuk surat keluar
Tanggal surat: Diisi tanggal surat
No surat       : Diisi nomor surat
Pengolah       : Diisi unit pengolah
Paraf              : Diisi paraf pengolah surat

3. Pengarahan atau pengendalian surat
Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai berikut.

·         Menerima surat yang telah dilampiri kartu kendali II dan III, serta memaraf KK III sebagai bukti surat sudah diterima.

·         Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.

·         Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.

·         Mengambil kartu kendali II dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.

·         Meneruskan surat beserta kartu kendali III kepada unit pengolah/unit kerja.

·         Menerima Surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar KK II dengan KK III

·         Menyerahkan surat yang sudah selesai diproses ke penata arsip/arsiparis, dan menukar KK III dengan KK I.

4. Penyampaian surat ke unit pengolah
Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian berikut.

Tata usaha unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

·         Menerima surat dan kartu kendali  III serta memarafnya sebagai bukti hahwa surat sudah diterima.

·         Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 serta KK III untuk disampaikan kepada pimpinan unit pengolah.

·         Menerima kembali surat, kartu kendali III dan lembar disposisi I dan II yang telah diisi oleh pimpinan unit pengolah.

·         Menyimpan kartu kendali III dan meneruskan surat berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada di disposisi. Surat asli dan lembar disposisi II disimpan sementara di unit pengolah, sedangkan salinan surat dan lembar disposisi I diteruskan ke pelaksana surat.

·         Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali dari pelaksana, jika surat tersebut sudah selesai diproses, untuk kemudian disimpan beberapa lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu kendali III diserahkan kepada penata arsip dan ditukar dengan kartu kendali II, sebagai bukti hahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh penata arsip.

Pimpinan unit pengolah. Tugasnya adalah sebagai berikut.

·         Menerima surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II dari tata usaha unit pengolah

·         Mengisi lembar disposisi I dan II untuk menindaklanjuti surat yang masuk.

·         Menyerahkan kembali surat, kartu kendali III, dan lembar disposisi I dan II kepada tata usaha unit pengolah.

Pelaksana. Tugasnya adalah sebagai berikut.

·         Menerima surat berikut lembar disposisi I pimpinan dari tata usaha unit pengolah.

·         Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi.

·         Menyerahkan surat dan lembar disposisi I kepada tata usaha unit pengolah jika surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

5. Penyimpanan atau penataan arsip
Tugas penata arsip (arsiparis) adalah sebagai berikut.

·         Menerima kartu kendali I yang telah diparaf tata usaha unit pengolah dan disimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit pengolah.

·         Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali 1 dengan kartu kendali 3.

·         Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu

B. Prosedur pengurusan surat masuk biasa
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

·         Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.

·         Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.

·         Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.

C. Prosedur pengurusan surat masuk rahasia
Dalam menangani surat masuk yang bersifat rahasia, hanya pimpinan yang boleh membaca surat, kalau pun ada yang boleh mengetahui itu pun hanya pada orang tertentu saja yang sudah ditunjuk langsung oleh pimpinan. Penyampaian surat kepada pimpinan dalam keadaan tertutup atau masih bersampul.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.

·         Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.

·         Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat.

·         Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.

·         Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.

·         Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar

b.      Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

1. Prosedur penanganan surat keluar penting sistem kartu kendali
Pengonsepan Surat
Tahap awal pada pada penanganan surat adalah membuat konsep. Konsep surat dibuat oleh unit pengolah/unit kerja/sekretaris, kemudian diketik dalam bentuk draft pada lembar konsep surat. Kemudian draft diperiksa lalu disetujui/acc oleh pimpinan dengan memberikan tanda taklik atau paraf pada draft surat. Setelah di -acc, surat diketik rapi pada kop surat dan ditandatangani pimpinan/atasan kemudian diserahkan ke pencatat surat. Pencatatan surat keluar penting menggunakan kartu kendali, dan dilakukan pada unit kearsipan.

Pencatatan Surat
Tugas pencatat surat adalah sebagai berikut

·         menerima surat yang sudah ditandatangani oleh pimpinan

·         mencatat surat pada kartu kendali rangkap 3

·         menentukan kode surat

·         memberikan stempel/cap dinas pada surat

·         meneruskan kartu kedali 1, surat, dan lampiran kepada pengarah surat

·         memberi paraf pada kartu kendali 2, lalu diserahkan ke penata arsip

·         menyerahkan kartu kendali 3 ke unit pengolah/unit kerja/sekretaris

Pengarah Surat
Berikut ini merupakan tugas-tugas pengarah surat

·         menerima kartu kendali 1, surat asli, beserta lampirannya dari pencatat surat

·         mengecek kelengkapan lampiran surat dan menggandakan surat beserta lampirannya

·         melipat surat asli dan memasukannya kedalam amplop

·         mencatat surat di buku ekspedisi ekstern

·         memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirim

·         menyimpan kartu kendali 1 sebagai kartu kontrol

·         menyerahkan salinan surat/tembusan berikut kartu kendali 1 ke penata arsip. Apabila surat sudah selesai dikirimkan, kartu kendali 1 ditukar dengan kartu kendali 2.

Pengiriman Surat

Pengiriman surat pada umumnya dilakukan oleh kurir atau pihak ekspeditor. Kurir atau ekspeditor ini akan mengirim surat sesuai dengan metode diperusahaan itu sendiri.

Penataan Arsip

Adapun tugas penataan arsip adalah.

·         Menerima kartu kendali 2 dari pencatat surat dan menyimpannya, sebagai pengganti arsip yang ada di unit tata usaha/pengarah surat.

·         Apabila surat telah dikirimkan, kartu kendali 2 pada penata arsip di ganti dengan kartu kendali 1 dan salinan/surat tembusan pada unit tata usaha/pengarah surat.

2. Prosedur penanganan surat keluar biasa sistem kartu kendali

Penanganan surat biasa (rutin) menggunakan lembar pengantar surat biasa rangkap 2. Dengan langkah-langkah pengurusan surat sebagai berikut.

Unit Pengolah

Konsep surat dibuat oleh unit pengolah. Surat dibuat dengan baik, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat juga lengkap bagian setiap suratnya. Setelah draft surat di acc kemudian diketik lalu ditandatangani oleh pimpinan, kemudian diserahkan kepada pencatat surat.

Unit Kearsipan

Pencatat surat di unit ini menerima surat beserta lampiran. Surat keluar biasa kemudian diberi nomor dan diberi cap/stempel tanggal. Selanjutnya surat asli beserta lampirannya dilipat dan dimasukan pada amplop surat kemudian dicatat dalam lembar pengantar 1 dan 2. Kemudian lembar pengantar 2 diserahkan kepada unit pengolah, dan lembar pengantar 1 beserta surat dan lampirannya diteruskan ke pengarah surat.

Unit Tata Usaha

Pengarah surat menerima surat beserta lampirannya, dan lembar pengantar surat biasa (lembar 1). Kemudian surat beserta lampirannya diperiksa kelengkapannya, dan dikopi untuk diarsip. Tembusan atau kopi surat dan lampiran diberi cap/stempel tanggal. Selanjutnya, surat asli beserta lampirannya dilipat dan dimasukan pada amplop kemudian dicatat dalam buku ekspedisi dan dikirim ke alamat tujuan. Setelah surat dikirim, salinan surat dan lembar pengantar 1 disimpan pengarah surat/tata usaha.

3. Prosedur penanganan surat keluar rahasia

Penanganan surat keluar rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Langkah-langkah penanganan surat rahasia adalah sebagai berikut.

·         Surat dibuat sendiri oleh pimpinan, kemudian dimasukkan dalam amplop tertutup, lalu diteruskan oleh staff kantor ke pencatat surat.

·         Surat rahasia langsung dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia rangkap 2. Lembar pengantar surat rahasia 1 diserahkan pada pengarah surat, dan lembar pengantar surat rahasia 2 diserahkan pada unit pengolah.

Surat dan lembar pengatar 1 diterima oleh pengarah surat, kemudian dicatat ke dalam buku ekspedisi ekstern untuk dikirim. Setelah surat dikirim, lembar pengantar 1 disimpan oleh pengarah surat (TU).

7.      Menangani Surat Masuk Sistem Buku Agenda

a.      Penanganan Surat Masuk
1. Penerimaan
Semua surat masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak.Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.
Tugas penerima surat yaitu:
a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat
c. Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

2. Penyortiran
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan dalam tiga macam :
1) Surat pribadi
2) Surat dinas
3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat.

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya
Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya
Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya
Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya
Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.
Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

3. Pencatatan surat
Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.
Disini tidak semua surat boleh dibuka, ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas dan hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah surat rahasia dan surat pribadi.
Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja.
Kemudian membubuhkan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian atas/bawah halaman pertama surat. Setelah surat distempel agenda serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan pada buku agenda surat masuk.

4. Pengarahan surat
Surat yang sudah diagendakan kemudian dilampiri lembar disposisi, setelah itu, surat masuk berikut lembar disposisi diserahkan kepada pimpinan untuk memperoleh tanggapan atas isi surat dengan menegaskan pada lembar disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.Surat yang telah memperoleh instruksi kemudian diteruskan kepada unit pengolah untuk diproses.

5. Penyampaian surat
Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian yang ada pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ekspedisi dipergunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau pendistribusian surat. Data yang tercatat disini lebih sedikit dari buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima.
Apabila pendistribusian surat masih di lingkungan intern perusahaan/kantor cukup dicatat pada Buku Ekspedisi Intern, dan untuk pendistribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, maka harus dicatat dalam Buku Ekspedisi Ekstern.

6. Penyimpanan surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian TU untuk disimpan/diarsip dengan menggunakan metode pengarsipan yang digunakan dikantor tersebut.

8.      Melipat Surat

Macam, model, jenis lipatan surat dan cara melipat surat jenis Baku, Setengah Baku, Akordion, Semi Akordion, Tunggal, Ganda, Perancis, Baron.

Lipatan Baku (Standard Fold)

Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan surat yang paling umum digunakan.

Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3 semuanya dilipat ke arah bagian 2

Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold)

Lipatan kertas surat jenis Setengah Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian lipatan atasnya saja.

Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.

Lipatan Akordion (Accordion Fold)

Lipatan Surat jenis Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.

Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah..

Lipatan Semi Akordion (Semi Accordion Fold)

Lipatan Surat jenis Semi Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku.

Cara melipat jenis Semi Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil). Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.

Lipatan Tunggal (Single Fold)

Lipatan kertas jenis Tunggal adalah jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian yang sama panjang kemudian dilipat.

Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua bagian sama besar, lalu dilipat.

Lipatan Ganda (Parallel Double Fold)

Lipatan kertas surat jenis Ganda juga adalah jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal.

Cara melipat jenis Ganda : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 2).

Lipatan Perancis (French Fold)

Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut.

Cara melipat jenis Perancis : Kertas dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2

Lipatan Baron (Baronial Fold)

Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek.

Cara melipat jenis Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2 dilipat ke kanan.

9.      Membuat Amplop

Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujud, ukuran, dan penggunaannya.

a. Berdasarkan wujudnya, amplop dibedakan menjadi
1. Amplop Biasa
2. Amplop Berjendela

b. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi
1. Amplop Resmi
2. Amplop Kartu
3. Amplop Bisnis
4. Amplop Pendek
5. Amplop Panjang
6. Amplop Besar

c. Berdasarkan penggunaanya, amplop dibedakan menjadi
1. Amplop Katalog
2. Amplop mata berkait
3. Amplop kancing bertali

Amplop berjendela

Amplop Kancing

Amplop Biasa

Amplop Bisnis

Amplop Kartu

Amplop Katalog

10.  Menangani Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

          SPPD dari orang-orang yang mengikuti rapat dikumpulkan lalu dimintakan tanda tangan dan asman dari pejabat berwenang, setelah itu diberi stempel kantor setempat. Tanda tangan dan stempel diberikan di tabel “Dari Pejabat di Daerah Yang Dikunjungi” atau sejenisnya. Asman di gabungkan di pojok kiri SPPD tersebut.

11.  Menerima Faximile

Menerima Dokumen fax

 cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.

 Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display RECEIVING dan kiriman akan dicetak.

 untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.

12.